Ve světě businessu a podnikání je začátek nového projektu klíčovým momentem. Způsob, jakým je projekt zahájen, může mít značný dopad na jeho úspěch či neúspěch. Jedním z klíčových nástrojů pro úspěšné zahájení projektu je tzv. „kickoff meeting“ neboli zahajovací schůzka. Slouží k tomu, aby členové týmu získali jasné porozumění cílům projektu, rozdělení rolí a plánu akcí pro jeho realizaci.
Hlavní úlohy kick-off meetingu
- Stanovení cílů: Úvodní kick off meeting poskytuje příležitost k jasně definování cílů projektu. To pomáhá vytvořit společnou vizi a zajišťuje, že všichni členové týmu mají stejný směr a porozumění úkolům, kterých chce firma dosáhnout.
- Rozdělení rolí a odpovědností: Během úvodní schůzky je důležité určit, kdo je zodpovědný za jednotlivé části projektu. Tímto způsobem se minimalizuje duplicita práce a zajišťuje se efektivní provádění úkolů.
- Plánování akcí a harmonogramu: Kick off meeting poskytuje platformu k diskuzi o plánu akcí a stanovení harmonogramu. Tým zde může společně identifikovat klíčové milníky a určit kritické body, které je třeba sledovat a vyhodnocovat během trvání projektu.
- Podpora týmového ducha: Budování týmového ducha je důležité pro úspěch projektu. Kick off meeting dá prostor jednotlivým členům týmu navázat vztahy, porozumět svým kolegům a získat důvěru pro následnou spolupráci.
Jak uspořádat úspěšný kick-off meeting?
- Příprava je klíčová: Vedoucí projektu by měl připravit agendu a materiály, které budou během schůzky potřeba. Je důležité, aby všichni účastníci byli předem informováni o čase, místě a hlavních cílech schůzky.
- Prostor pro všechny účastníky: Každý člen týmu by měl mít možnost se na schůzce vyjádřit a sdělit své názory i případné obavy. Tímto způsobem zajistíte, že jsou zohledněny všechny perspektivy.
- Jasné a konkrétní stanovení cílů: Cíle projektu by měly být stanoveny co nejjasněji a nejkonkrétněji. Minimalizuje se tím možnost nedorozumění a snadněji se sleduje postupný vývoj projektu.
- Zapojení klíčových zainteresovaných stran: Neváhejte do na kick off meeting přizvat i klíčové zainteresované strany mimo tým, jako jsou vaši klíčoví klienti. Tím se zajišťuje, že jsou jejich potřeby a očekávání brány v úvahu od samého začátku projektu.
- Vsaďte na interaktivitu: Vytvořte stručné a výstižné video či prezentaci představující váš projekt, ale vyhněte se zdlouhavým prezentacím s přeplněnými slajdy. Prezentace by měla být snadno čitelná a zapamatovatelná. Využijte flipchart k vizualizaci odpovědí na klíčové otázky a zapojte do diskuze celý tým. Díky technologiím navíc můžete propojit všechny členy týmu, ať už jsou kdekoliv. Čím lépe si zaměstnanci osvojí cíle a záměry projektu, tím efektivněji budou spolupracovat.
Nezapomeňte na průběžné schůzky
Předem se se členy týmu domluvte na časovém plánu pravidelných schůzek a průběžně také zdůrazňujte termíny a klíčové body projektu, které je třeba dodržet a včas dokončit.
Shrnutí
Kickoff meeting je důležitým krokem při zahájení důležitých nových projektů. Správně uspořádaná a řízená úvodní schůzka dá pevný základ pro úspěch projektu tím, že jasně stanoví cíle, role a plán akcí. Vedoucí projektu by měli věnovat dostatečnou pozornost přípravě a průběhu kick off meetingu, aby maximalizovali šance na úspěch projektu.
